Leitfaden für die Organisation eines BarCamps
Im Herbst 2006 fanden die ersten deutschsprachigen BarCamps in Berlin, Wien und Köln statt. Seitdem haben unzählige Veranstaltungen dieses Format adaptiert und den sogenannten “Unkonferenzen” zu großer Popularität verholfen. Das Themenspektrum reicht von Social Media, Web- und Digitalkultur sowie Web-2.0-Technologien über Politik, NGOs, Bildung, Recht und Musik bis hin zu Wein und Schwein. Zielgruppe eines BarCamps sind — je nach Themenschwerpunkt — Internet-Aktivisten, Blogger, Softwareentwickler, Startup-Gründer und interessierte Laien.
Was ist BarCamp?
Das Prinzip BarCamp lebt von der aktiven Beteiligung seiner TeilnehmerInnen: Organisiert werden lediglich Ort und Infrastruktur, ein herkömmliches Veranstaltungsprogramm gibt es nicht. Stattdessen bringen die Teilnehmer eigene Präsentationen oder Vorschläge für Diskussionsrunden mit, deren Reihenfolge spontan vor Ort geplant wird. Zudem werden alle Besucher ermutigt, Beiträge live oder nachträglich mit Videos, Bildern und Berichten zu dokumentieren. Da die gesamte Veranstaltung durch Sponsoren finanziert wird, sind Teilnahme und Verpflegung kostenlos.
BarCamp Swarm von Franz Patzig (CC-BY)
Wir lieben BarCamps
Seit mehr als zweieinhalb Jahren begleitet mixxt nun voller Begeisterung die hiesige BarCamp-Szene. Zum einen stellen wir für die meisten BarCamps mit unserem Community-Baukasten die technische Infrastruktur für die Organisation der Veranstaltungen und Koordination der TeilnehmerInnen zur Verfügung. Zum anderen lassen einige von uns kaum eine Gelegenheit aus, selber ein BarCamp zu besuchen, dort Vorträge zu halten oder sich gar als OrganisatorInnen einzubringen. Dabei haben einzelne Team-Mitglieder nicht nur deutschlandweit, sondern auch international bei Camps in Spanien, England, Osteuropa und China mitgewirkt. mixxt ist zusammen mit den BarCamps erwachsen geworden: Die Community hat uns durch Feedback, Anregungen und Lob tatkräftig unterstützt, unser Angebot immer weiter zu optimieren und den hohen Ansprüchen der Technik-affinen Nutzerschar gerecht zu werden.
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BarCamp-Leitfaden: Location & Verpflegung
Für das Gelingen einer Veranstaltung ist die Wahl eines geeigneten Ortes sehr wichtig. Vor der Auswahl sollten sich die OrganisatorInnen fragen:
- mit wie vielen TeilnehmerInnen wird gerechnet?
- sollen Speisen und Getränke angeboten werden?
- welche technische Ausstattung ist erforderlich?
- welche Art von Location passt am Besten zum Fokus des Camps?
(PorkCamp auf dem Bauernhof, ArtCamp in kreativer Atmosphäre, AktienCamp eher konventionell) - soll es ein Abendprogramm vor Ort geben?
Für klassische Camps eignen sich große Firmen, Unis oder Privatakademien besonders, da sie bereits über die notwendige Infrastruktur verfügen. Dabei muss die Größe der Location zur Größe des Camps passen, allgemein aber gilt: lieber klein und gemütlich als zu groß und weitläufig.
Was ist bei Ausstattung & Infrastruktur zu beachten?
- zentrale Lage
- gute Anbindung an öffentlichen Personennahverkehr
- ggf. kostenlose Parkplätze
- stabiles WLAN
- Barrierefreiheit (siehe Barcamps ohne Zuhörer? und Barrierefreie Barcamps)
- Tische und Stühle für die Sessions, Sofas und Stehtische für die Pausen
- Kantine, Lounge oder Lobby als zentraler Treffpunkt für alle
- mehrere kleine Räume für Sessions
- Beamer, Leinwände, Flipcharts
- PA mit Mikro für die Vorstellungsrunde
- ausreichend Steckdosen und zusätzliche Steckerleisten
BarCamp-Leitfaden: Sponsoren
Ein BarCamp kostet Geld. Location, Ausstattung, Verpflegung, ggf. auch T-Shirts und andere Giveaways werden bei BarCamps für gewöhnlich durch Unternehmen gesponsert.
Was ist bei der Auswahl geeigneter Sponsoren zu beachten?
- bestehende Kontakte und Netzwerke ansprechen
- Sponsorenlisten anderer BarCamps durchsehen
- lokale Unternehmen mit Bezug zum Thema finden
- Gesuche prominent platzieren und bewerben
- Exklusivität: keine direkten Wettbewerber schon bestehender Sponsoren gewinnen
- neben Geld- auch Sachsponsoren (Tee, Kaffee, Müsli, Schokolade, Saft) akquirieren
- ggf. einzelne Positionen wie Location, WLAN, Verpflegung jeweils komplett durch einen Sponsor finanzieren lassen
BarCamp-Leitfaden: Teilnehmerinnen & Teilnehmer
Keine Zuschauer – nur Teilnehmer! Im Wiki verschiedener Camps wird zum Mitmachen aufgerufen:
Teilnehmer müssen entweder eine Präsentation oder eine Session abhalten oder aber bei einer mithelfen, oder sonstwie als Freiwilliger zum Gelingen der Veranstaltung beitragen. Der Ablaufplan für sämtliche Präsentationen wird erst am Tag selbst erstellt. Man kann sich vorab vorbereiten, sollte aber früh am Tag erscheinen, um sich einen Platz im Zeitplan zu sichern. Die anwesenden Teilnehmer wählen die Demos bzw. Präsentationen aus, die sie sehen wollen.
Alle Präsentatoren sind dafür verantwortlich, dass sämtliche Mitschriften, Folien, Audio- und Videodaten ihrer Präsentationen im Web veröffentlicht werden, zum Nutzen sowohl der Teilnehmer als auch derjenigen, die nicht selbst anwesend sein können.
Denke daran, dass du die Zielgruppe deiner Veranstaltung möglichst genau definierst, um keine falschen Erwartungen zu wecken. Fokus und Ausrichtung sollten eindeutig formuliert auf den Seiten der Event-Community zu finden sein.
Wer sind deine TeilnehmerInnen?
- Wir haben schon in Teil “Location & Verpflegung” erwähnt, dass du bei der Auswahl der Location Wert auf Barrierefreiheit legen solltest. Frage im Vorfeld spezielle Anforderungen der TeilnehmerInnen ab (z.B. Rollstuhlrampen, Gebärdensprachdolmetscher, barrierefreie Toilette) und richte dich darauf ein.
- Diskutiere im Forum, ob Kinderbetreuung erwünscht ist und organisiere entweder professionelle oder freiwillige Betreuer.
- Mache deutlich, welches die Hauptsprache bei deiner Veranstaltung ist. Sprichst du eher ein internationales oder ein deutschsprachiges Publikum an?
- Kommen TeilnehmerInnen aus anderen Städten oder Ländern? Nutze die Möglichkeiten deiner Community und erstelle eine Mitwohn- und Mitfahrzentrale. Außerdem kannst du versuchen, mit lokalen Hostels oder Hotels einen BarCamp-Rabatt auszuhandeln.
BarCamp-Leitfaden: Kommunikation & Aufmerksamkeit
Die ersten beiden BarCamp-Regeln lauten: Du sprichst über ein BarCamp! Du bloggst über BarCamp!
Auch wenn sich die frohe Kunde vom nächsten BarCamp dem Anschein nach recht schnell verbreitet: Eine solche Unkonferenz hat häufig damit zu kämpfen, überhaupt von der Öffentlichkeit jenseits der eingeschworenen BarCamp-Gemeinde wahrgenommen zu werden. Versuche also möglichst vor Öffnung der Listen, regional zu werben und klassische Presse, Sponsoren, Neulinge, Studenten, Politiker oder Wissenschaftler auf dein Camp aufmerksam zu machen. Zur Verfügung stehen z.B.:
- die Event-Community oder Website zur Veranstaltung
- eigene Blogs der OrganisatorInnen & Unterstützer
- Pressemitteilungen (über offene Portale oder vorhandene Verteiler)
- Microblogs (Twitter, Identi.ca)
- themennahe Blogs und Websites
- Plattformen wie XING, Facebook oder upcoming mit Links zur Haupt-Community
- Eintrag auf barcamp.org
- Plakate, Flyer oder Aufkleber in der Stadt verteilen
- Mundpropaganda
- Newsletter an spezialisierte Gruppen
- Linktausch oder Cross Promotion mit anderen BarCamps
BarCamp-Leitfaden: Event-Communities mit mixxt
Eine gut vorbereitete und strukturierte Event-Community trägt maßgeblich zum Erfolg deiner Veranstaltung oder deines BarCamps bei. Mit der folgenden Checkliste geben wir allen VeranstalterInnen die wichtigsten Hilfestellungen und Tipps. All unsere Angaben sind lediglich Empfehlungen, die aus der Befragung der OrganisatorInnen sowie unseren eigenen Erfahrungen resultieren. Bitte beachte, dass jede Veranstaltung anders ist und vielleicht noch weitere, spezielle Schritte erfordert.
Das Erstellen einer Community mit mixxt ist mit wenigen Klicks getan, doch das Gelingen der Veranstaltung hängt aber vor allem von den TeilnehmerInnen ab. Wir zeigen, wie du ihnen eine ansprechende und informative Kommunikationsplattform bieten kannst.
Erstellen der eigenen Event-Community mit ein paar Klicks
Um die eigene Event-Community mit mixxt zu erstellen, starte unseren 1-Minuten-Erstellungsprozess. Als GründerIn der Community hast du automatisch Administrationsrechte; später kannst du weitere Mitglieder zu Administratoren machen. Wir empfehlen für BarCamps folgende Einstellungen:
- klarer Name & Untertitel
- Sichtbarkeit: öffentlich (kann später nicht geändert werden)
- Mitgliedsnamen: Realnamen (kann später nicht geändert werden)
- Funktionen: Forum, Wiki, Veranstaltungen (später bei Bedarf weitere hinzufügen)
Eine Community – mehrere Domains
Ein Administrator kann pro Community eine oder mehrere Adressen (mixxt-Domain oder eigene Domain) anlegen. Alle angelegten Unteradressen leiten dann auf die Hauptadresse weiter. So kann man außerdem unterschiedliche Schreibweisen (z.B. bcc3, bccologne, barcampcologne) verwenden und Verwechslungen vermeiden. Beispiel: die Community unter barcampbonn.mixxt.de könnte auch über die Unteradressen barcampbonn2010.mixxt.de und barcampbonn2011.mixxt.de erreicht werden.
mixxt-Tipp für wiederkehrende Veranstaltungen: Verwende deine schon bestehende Event-Community für zukünftige, ähnliche Veranstaltungen. So bleibt der Mitgliederstamm erhalten und die nachfolgende Veranstaltung lässt sich besser promoten, weil bereits ein etablierter Kanal zur Verfügung steht.
Erste Schritte: Netzwerk-Administration
- Grundeinstellungen: Beschreibung und Stichworte (je passender diese gewählt werden, desto besser ist die Community über Suchmaschinen zu finden)
- Funktionen: Weniger ist am Anfang mehr, später können weitere hinzugefügt werden. Erstelle mindestens einen Startbeitrag pro Modul, damit deine Mitglieder nicht vor leeren Boxen stehen.
- Design: Wähle aus den Vorlagen oder erstelle per CSS ein eigenes Design (Vorzeigebeispiele: BarCamp Braunschweig, all2gethernow, HorstCamp), denke dabei auch an das Logo für den Kopfbereich.
- Privatsphäre: Je offener, desto besser. Erlaube es auch unangemeldeten Benutzern, alle Inhalte zu sehen (Ausnahmen könnten private Foren oder interne Orga-Gruppen sein) und allen Mitgliedern, neue Inhalte zu erstellen.
Erreichbarkeit von mixxt-Servern im letzten Jahr bei fast 100%
Seit dem vergangenen Frühjahr verwenden wir Nagios, um die Verfügbarkeit & Performance unseres Community-Baukastens mixxt zu analysieren.
Nagios ist Freie Software (GPL) und überwacht den Status von Diensten wie SSH, FTP, HTTP oder POP3. Außerdem lassen sich Festplattenplatz, Speicher- und CPU-Auslastung und Server-Verfügbarkeit über diverse Plug-ins abfragen und auswerten.
Wir überwachen sämtliche Systeme – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche – auf verschiedene Werte wie Auslastung oder Verfügbarkeit und freuen uns über das passable Ergebnis:
In den letzten 313 Tagen hatten die mixxt-Server (also alle von mixxt gehosteten Communities) eine Erreichbarkeit von überzeugenden 99,938 %. Lediglich 4,5 Stunden war unser Angebot nicht erreichbar, hinzu kommen die geplanten Wartungsarbeiten.
Einigen wird vermutlich noch der Ansturm auf die Anmeldung zum BarCamp Cologne in Erinnerung sein. Den nächsten “Belastungstest” zum BarCamp Hamburg haben die Server anstandslos bewerkstelligt. Probleme machten zuvor die nicht angepasste Konfigurationen im Betriebssystem vom Loadbalancer und im Datenbank-Server. Reine Flüchtigkeitsfehler, die wir schnell beheben konnten. Die mixxt-Server sind für das starke Wachstum nun noch besser gerüstet und laufen jetzt auch bei temporären, größeren Anstürmen durchweg sehr verlässlich und stabil.
Und wo wir grad beim Thema Ansturm sind: Am kommenden Dienstag um 13:26 Uhr werden die Anmeldelisten für das BarCampRuhr3 geöffnet :)
