BarCamp-Leitfaden: Event-Communities mit mixxt

Von Nicole am 29. January 2010 Comments(1)

Eine gut vorbereitete und strukturierte Event-Community trägt maßgeblich zum Erfolg deiner Veranstaltung oder deines BarCamps bei. Mit der folgenden Checkliste geben wir allen VeranstalterInnen die wichtigsten Hilfestellungen und Tipps. All unsere Angaben sind lediglich Empfehlungen, die aus der Befragung der OrganisatorInnen sowie unseren eigenen Erfahrungen resultieren. Bitte beachte, dass jede Veranstaltung anders ist und vielleicht noch weitere, spezielle Schritte erfordert.

Das Erstellen einer Community mit mixxt ist mit wenigen Klicks getan, doch das Gelingen der Veranstaltung hängt aber vor allem von den Teilnehmer­Innen ab. Wir zeigen, wie du ihnen eine ansprechende und informative Kommunikationsplattform bieten kannst.

 

Erstellen der eigenen Event-Community mit ein paar Klicks

Um die eigene Event-Community mit mixxt zu erstellen, starte unseren 1-Minuten-Erstellungsprozess. Als GründerIn der Community hast du automatisch Administrationsrechte; später kannst du weitere Mitglieder zu Administratoren machen. Wir empfehlen für BarCamps folgende Einstellungen:

• klarer Name & Untertitel
• Sichtbarkeit: öffentlich (kann später nicht geändert werden)
• Mitgliedsnamen: Realnamen (kann später nicht geändert werden)
• Funktionen: Forum, Wiki, Veranstaltungen (später bei Bedarf weitere hinzufügen)

Eine Community – mehrere Domains

Ein Administrator kann pro Community eine oder mehrere Adressen (mixxt-Domain oder eigene Domain) anlegen. Alle angelegten Unteradressen leiten dann auf die Hauptadresse weiter. So kann man außerdem unterschiedliche Schreibweisen (z.B. bcc3, bccologne, barcampcologne) verwenden und Verwechslungen vermeiden. Beispiel: die Community unter barcampbonn.mixxt.de könnte auch über die Unteradressen barcampbonn2010.mixxt.de und barcampbonn2011.mixxt.de erreicht werden.

mixxt-Tipp für wiederkehrende Veranstaltungen: Verwende deine schon bestehende Event-Community für zukünftige, ähnliche Veranstaltungen. So bleibt der Mitgliederstamm erhalten und die nachfolgende Veranstaltung lässt sich besser promoten, weil bereits ein etablierter Kanal zur Verfügung steht.

Erste Schritte: Netzwerk-Administration

• Grundeinstellungen: Beschreibung und Stichworte (je passender diese gewählt werden, desto besser ist die Community über Suchmaschinen zu finden)
• Funktionen: Weniger ist am Anfang mehr, später können weitere hinzugefügt werden. Erstelle mindestens einen Startbeitrag pro Modul, damit deine Mitglieder nicht vor leeren Boxen stehen.
• Design: Wähle aus den Vorlagen oder erstelle per CSS ein eigenes Design (Vorzeigebeispiele: BarCamp Braunschweig, all2gethernow, HorstCamp), denke dabei auch an das Logo für den Kopfbereich.
• Privatsphäre: Je offener, desto besser. Erlaube es auch unangemeldeten Benutzern, alle Inhalte zu sehen (Ausnahmen könnten private Foren oder interne Orga-Gruppen sein) und allen Mitgliedern, neue Inhalte zu erstellen.

Barcamp Logo Collection von Tine Steiss

Erste Schritte: Mitglieder-Administration

Ermuntere die Mitglieder zur aktiven Beteiligung. Bei guter anfänglicher Betreuung wird sich dein Aufwand später in Grenzen halten.

• Begrüßungsmail: Begrüße neue Mitglieder mit einer persönlichen, freundlichen Nachricht. Weise darin ggf. schon auf Besonderheiten zur Veranstaltung, zu Inhalten oder zum Anmeldeszenario hin.
• Profilfragen: In den Profilen stellen sich die Mitglieder vor. Wähle aussagekräftige Profilfragen – aber nicht zu viele – und sei sparsam mit Pflichtfragen. Empfehlungen: Über dich, deine Website/Blog, Firma/Organisation, 3 Stichworte/Tags, Webprofile (Twitter, Identica, Xing etc.), BarCamp-Neuling?, besondere Wünsche (Verpflegung, Kinderbetreuung, Barrierefreiheit, T-Shirts).
  mixxt-Hinweis: Bei nachträglicher Änderung einer Frage werden alle bereits geschriebenen Antworten gelöscht!

Erste Schritte: Startseite einrichten

Neben dem Design entscheidet die Startseite darüber, ob Besucher bleiben und sich anmelden oder einfach weiterklicken. Platziere alle relevanten Informationen übersichtlich und klar, um Neugier zu wecken und zum Verweilen einzuladen.

 

Die Startseite kann man mit einer Grafik – wie sie das CommunityCamp oder das HorstCamp benutzen – optisch aufwerten und so die Orientierung vereinfachen. Keine Grafiker an Bord? Eine Textbox mit den wichtigsten Links erfüllt auch ihren Zweck.

Neben den Boxen für die aktivierten Module stehen zur Auswahl:

• Die Aktivitätenübersicht zeigt an, was in der Community los ist. Außerdem können AdministratorInnen einzelne Einträge löschen oder per Shoutbox in den Stream “hineinschreiben”.
• RSS-Boxen mit externen Blogbeiträgen, Twitter-Streams oder anderen Feeds
• Textboxen mit weiteren Informationen, z.B. mit Hinweisen zur Anmeldung, Eintritt kostenlos/kostenpflichtig, Hashtag, Kontaktperson
• Textbox für Sponsorenlogos
• Shoutbox für kurze Statusupdates & Dialog
• Abstimmungen zu Camp-spezifischen Themen, wie z.B. beim Mobile Application Camp:
  

Über das Menümanagement können weitere Reiter hinzugefügt (interne und externe Links, externe RSS-Feeds oder Iframes) und individuell benannt werden.

Erste Schritte: Wiki-Seiten zur Information

Das Wiki eignet sich besonders gut für die Darstellung und Dokumentation aller veranstaltungsrelevanten Informationen. Sowohl OrganisatorInnen als auch Mitglieder können hier eigene Texte einstellen und bestehende erweitern. Kollaborativ wird so Stück für Stück die Vorbereitung und Dokumentation der Veranstaltung zusammengetragen. (Alternativ wird von einigen Camps auch das Redaktionssystem eingesetzt.)

Folgende Seiten sollten erstellt sein, bevor du die Community bekannt machst:

• Startseite: Übersicht mit allen wichtigen Informationen (was, wo, wann, wer)
• Was ist ein BarCamp, Regeln des BarCamps (Vorlage beim bcbraunschweig)
• Wann & Wo: Datum, Uhrzeiten, Adresse, Anfahrt, Barrierefreiheit
• OrganisatorInnen, AnsprechpartnerInnen
• Sponsoren, Partner & Unterstützer
• Pressebereich: Bitte bedenke, dass nur wenige Journalisten den Begriff BarCamp kennen. Bereite eine Pressemappe vor, damit deine Veranstaltung überhaupt die Chance bekommt, außerhalb des kleinen BarCamp-Universums wahrgenommen zu werden.
• Banner & Buttons: Nutze das Potential von Social Media und gib BarCamp-FreundInnen die Möglichkeit, dein Event zu promoten. Biete das Logo inkl. verschiedener Banner zum Einbinden in Blogs, Social Networks oder anderen Plattformen, am besten inkl. HTML-Code zum Einbinden.

Vor, während und nach der Veranstaltung sollten dann weitere Seiten hinzukommen:

• Sessionwünsche und -vorschläge zu eigenen Sessions
• Berichte: Links zu Vor- und Nachberichterstattung in Artikeln oder Blogbeiträgen
• Helfer: Freiwillige für Auf- und Abbau oder Empfang
• Dokumentation: Zusammenfassungen der Sessions, Rückblicke, Linksammlungen, Slideshows
• optional: Infos zu Catering, Barrierefreiheit, Unterkunft, Specials

mixxt-Tipp: Auch wenn du hier theoretisch unendlich viele Seiten anlegen und Informationen anzeigen kannst: Bewahre die Übersichtlichkeit und erschlage neue Besucher nicht mit unnötigen Details.

Erste Schritte: Das Forum zur Diskussion

Aktiviere das Forum, um Austausch und Diskussion schon im Vorfeld der Veranstaltung zu fördern. Du kannst einige Kategorien und Themen vorbelegen und weitere später selbst anlegen oder anlegen lassen.

 

Mögliche Kategorien:

• Allgemeine Diskussion: Der Platz für alles. Gerne auch Off-Topic-Beiträge zulassen.
• Mitfahrgelegenheiten (Suche/Biete)
• Mitwohngelegenheiten oder Unterkünfte (Suche/Biete)
• Feedback und Anregungen für die OrganisatorInnen
• Inhaltliche Diskussion zu Themen/Sessions

Die Community beleben: Mitglieder einladen, trommeln!

Sobald das Grundgerüst steht und die ersten Inhalte erstellt sind, setze die Werbemaschine in Gang. Nutze die Einladungsfunktion der Community und erlaube auch anderen Mitgliedern, diese Einladungen zu versenden. Die Nachricht über ein neues BarCamp und eine frische Community verbreitet sich z.B. auf Twitter wie ein Lauffeuer. Viel wichtiger ist aber die Bekanntmachung in Blogs und anderen Medien (Pressemitteilungen!) und gerne auch über Offline-Kanäle wie Mundpropaganda, Flyer oder Aushänge.

Frank Huber empfiehlt zum Start mit mixxt:

 

 

TeilnehmerInnen informieren: Rundschreiben

Per Rundschreiben kannst du Nachrichten an alle Community-Mitglieder schicken. Mit diesem Newsletter erreichst du deine Zielgruppe direkt und kannst sie mit aktuellen, wichtigen Informationen, Neuigkeiten und Erinnerungen sowie einem letzten Update zum Event, zur Anreise oder zum Ort versorgen.

mixxt-Tipp: Bitte nutze diese Annehmlichkeit nicht allzu häufig und leichtfertig, du gerätst sonst schnell unter Spamverdacht!

 

Weitere Funktionen hinzufügen

Aktiviere je nach Bedarf weitere Funktionen:

• News für aktuelle Nachrichten der OrganisatorInnen über einen zentralen Kanal
• Bilder für Fotos von der Veranstaltung
• Redaktionssystem für die Verwaltung von statischen Texten (Content Management)
• Videos für kleine Filmchen und zur Dokumentation
• Dateien für Handouts oder Präsentationen
• Gruppen für nicht-öffentliche Diskussionensgruppen oder Sonderthemen
• Blogs für eigene Beiträge der Mitglieder

Veranstaltungen einstellen, Anmeldung eröffnen

Stelle die eigentliche Veranstaltung nicht sofort beim Start der Community ein, sondern erst 4 bis 6 Wochen vor dem eigentlichen Termin. So bleibt den TeilnehmerInnen genügend Zeit, sich um Anreise und Unterkunft zu kümmern, dennoch müssen sie nicht allzu weit in die Zukunft planen.

Erstelle für jeden Camp-Tag eine Veranstaltung mit der maximalen Teilnehmerzahl. Du kannst dann genauer planen, wer und wie viele am jeweiligen Tag zusagen. Teilweise werden jeweils Einträge für Neulinge und “alte Hasen” genutzt, um eine ausgewogene Quote zu erzielen.

 

Für kostenpflichtige Events lässt sich mit amiando ein Ticket-Shop in das mixxt-Veranstaltungsmodul integrieren. So können für einen Event Eintrittskarten verkauft und direkt abgerechnet werden (wie z.B. hier für das TYPO3camp).

Wichtig ist, den TeilnehmerInnen deutlich zu machen, dass eine Anmeldung in der Community nicht gleich der Anmeldung zur Veranstaltung ist. Einige Camps haben dazu kurze Anleitungen oder sogar kleine Screencasts erstellt.

Wir haben Vivian gefragt, welche Unterschiede sie zwischen der alten Wiki-Anmeldung und der neuen Anmeldung über das Veranstaltungsmodul sieht:

 

mixxt-Tipp: Der CSV-Export der Teilnehmerlisten vereinfacht dir die Zusammenstellung und damit den Druck von Namensschildern oder Empfangslisten.

Auf geht’s, ab geht’s!

Spread the word, mache deine Veranstaltung und die Community bekannt und freue dich auf inspirierende Tage und spannende Gespräche. Natürlich steht dir das mixxt-Team gerne bei Fragen oder Wünschen rund um deine Community zur Verfügung.

 

 

 

Dieser Beitrag ist Teil des Leitfadens für die Organisation eines BarCamps.

Weitere Artikel der Serie:

• Location & Verpflegung: Anforderungen, Ausstattung und Infrastruktur der Location; Planung, Gelingen und Organisation der Verpflegung
• Sponsoren: Auswahl, Akquise und Betreuung der Sponsoren; Gegenleistungen
• Teilnehmerinnen & Teilnehmer: Zielgruppe, Ansprüche, Motivation und Anzahl der TeilnehmerInnen; No-Show-Rate
• Kommunikation & Aufmerksamkeit: Aufmerksamkeit schaffen, Kanäle, Hashtags & Twitter