BarCamp-Leitfaden: Sponsoren

Von Nicole am 29. January 2010 Comments(1)

Ein BarCamp kostet Geld. Location, Ausstattung, Verpflegung, ggf. auch T-Shirts und andere Giveaways werden bei BarCamps für gewöhnlich durch Unternehmen gesponsert.

 

Was ist bei der Auswahl geeigneter Sponsoren zu beachten?

• bestehende Kontakte und Netzwerke ansprechen
• Sponsorenlisten anderer BarCamps durchsehen
• lokale Unternehmen mit Bezug zum Thema finden
• Gesuche prominent platzieren und bewerben
• Exklusivität: keine direkten Wettbewerber schon bestehender Sponsoren gewinnen
• neben Geld- auch Sachsponsoren (Tee, Kaffee, Müsli, Schokolade, Saft) akquirieren
• ggf. einzelne Positionen wie Location, WLAN, Verpflegung jeweils komplett durch einen Sponsor finanzieren lassen

 

 

 

Wie tritt man am besten an mögliche Sponsoren heran?

• den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen finden
• anrufen und Interesse wecken
• ansprechende und professionell designte Sponsorensinformationen (siehe z.B. MobileCamp (PDF) oder BarCamp Braunschweig) zuschicken
• nochmal anrufen
• nicht entmutigen lassen!
• nochmal anrufen

 

 

Welche Gegenleistung kann ein BarCamp seinen Sponsoren anbieten?

• Exklusiv-Promotion in hochgradig vernetzter Zielgruppe
• sponsorenrelevante Mutliplikatoren unter den TeilnehmerInnen
• Platzierung der Sponsorenlogos auf der Website
• Nennung der Namen samt Links in eigenen Newslettern, Pressemitteilungen, Blogbeiträgen
• Aushang der Logos vor Ort, Nennung der Sponsoren bei der Begrüßung
• Benennung von Räumen mit Sponsorennamen
• persönliche Kontakte und Austausch vor Ort
• Möglichkeit einer unaufdringlichen eigenen Session (aber Vorsicht bei Firmenpräsentation!)
• Auslage von Flyern, Informationsmaterial, Giveaways
• Jobbörse
• Verbreitung des Logos/Namens über Fotos, Videos, Blogbeiträge der TeilnehmerInnen
• Aufdruck der Logos auf die T-Shirts (allerdings eher unbeliebt)
• garantierte Teilnehmerplätze (2 bis 4 pro Sponsor)
• gutes Karma

 

 

 

 

Wenn du die ersten Sponsoren gefunden hast: Rede darüber! Kommuniziere die Zusagen über die bekannten Kanäle und präsentiere die ersten Logos auf der Website. Sind die ersten Sponsoren an Bord, ziehen schnell weitere nach.

Was sollte bei der Betreuung der Sponsoren beachtet werden?

Auch wenn ein BarCamp eine Unkonferenz in lockerer Atmosphäre ist – sobald Geld ins Spiel kommt, muss die Kommunikation professionell sein.

• einen festen und kompetenten Ansprechpartner stellen
• alle Sponsoren gleich behandeln (einige Camps bieten verschiedene Sponsoring-Pakete an)
• Zusage über Sponsoring schriftlich anfordern
• klar und deutlich kommunizieren, welche Leistungen und Gegenleistungen es gibt, damit später keine Missverständnisse auftauchen
• rechtzeitig über Neuigkeiten und Änderungen informieren
• nie selber “Geld in die Hand nehmen”, Rechnungen direkt vom Lieferanten an den Sponsoren leiten
• Betreuung und Kommunikation vor, während und NACH dem Event!

 

 

 

Erkundige dich nach der Veranstaltung, ob die Erwartungen der Sponsoren erfüllt wurden und gebe die Erfahrungen und Kontakte auch an andere OrganisatorInnen weiter!

Das Schlussworte sprechen Franz und Stefan:

 

 

 

 

Dieser Beitrag ist Teil des Leitfadens für die Organisation eines BarCamps.

Weitere Artikel der Serie:

• Location & Verpflegung: Anforderungen, Ausstattung und Infrastruktur der Location; Planung, Gelingen und Organisation der Verpflegung
• Teilnehmerinnen & Teilnehmer: Zielgruppe, Ansprüche, Motivation und Anzahl der TeilnehmerInnen; No-Show-Rate
• Kommunikation & Aufmerksamkeit: Aufmerksamkeit schaffen, Kanäle, Hashtags & Twitter
• Event-Communities mit mixxt: Community erstellen, erste Schritte, Administration und Funktionen, Aktivität, Terminkalender

Weitere Linktipps:

• Update 04.03.2010: Barcamps & Sponsorensuche, von Alexander Graf (BarCamp Hamburg) auf seinem Blog Kassenzone