BarCamp-Leitfaden: Teilnehmerinnen & Teilnehmer
Keine Zuschauer – nur Teilnehmer! Im Wiki verschiedener Camps wird zum Mitmachen aufgerufen:
Teilnehmer müssen entweder eine Präsentation oder eine Session abhalten oder aber bei einer mithelfen, oder sonstwie als Freiwilliger zum Gelingen der Veranstaltung beitragen. Der Ablaufplan für sämtliche Präsentationen wird erst am Tag selbst erstellt. Man kann sich vorab vorbereiten, sollte aber früh am Tag erscheinen, um sich einen Platz im Zeitplan zu sichern. Die anwesenden Teilnehmer wählen die Demos bzw. Präsentationen aus, die sie sehen wollen.
Alle Präsentatoren sind dafür verantwortlich, dass sämtliche Mitschriften, Folien, Audio- und Videodaten ihrer Präsentationen im Web veröffentlicht werden, zum Nutzen sowohl der Teilnehmer als auch derjenigen, die nicht selbst anwesend sein können.
Denke daran, dass du die Zielgruppe deiner Veranstaltung möglichst genau definierst, um keine falschen Erwartungen zu wecken. Fokus und Ausrichtung sollten eindeutig formuliert auf den Seiten der Event-Community zu finden sein.
Wer sind deine TeilnehmerInnen?
- Wir haben schon in Teil “Location & Verpflegung” erwähnt, dass du bei der Auswahl der Location Wert auf Barrierefreiheit legen solltest. Frage im Vorfeld spezielle Anforderungen der TeilnehmerInnen ab (z.B. Rollstuhlrampen, Gebärdensprachdolmetscher, barrierefreie Toilette) und richte dich darauf ein.
- Diskutiere im Forum, ob Kinderbetreuung erwünscht ist und organisiere entweder professionelle oder freiwillige Betreuer.
- Mache deutlich, welches die Hauptsprache bei deiner Veranstaltung ist. Sprichst du eher ein internationales oder ein deutschsprachiges Publikum an?
- Kommen TeilnehmerInnen aus anderen Städten oder Ländern? Nutze die Möglichkeiten deiner Community und erstelle eine Mitwohn- und Mitfahrzentrale. Außerdem kannst du versuchen, mit lokalen Hostels oder Hotels einen BarCamp-Rabatt auszuhandeln.
Zwischen 70 und 80% der Teilnehmer eines BarCamps sind männlich. Auch wenn aktuelle Studien zeigen, dass Frauen das Social Web beherrschen, sind die Web 2.0-Veranstaltungen sehr männerdominiert. Vivian Pein setzt sich ausführlich mit der Frage Warum sind so wenig Frauen auf barcamps? auseinander und Tim Bonnemann schreibt dazu bereits im August 2006:
Wenn du ein Mann bist (falls dein Name Stefan, Hubert oder Martin ist, stehen die Chancen dafür nicht schlecht) und für ein BarCamp angemeldet bist, frage Freundinnen und Kolleginnen, ob sie Lust haben, mitzukommen.
An die Frauen: Habt keine Angst, euch anzumelden. Das ist ein wirklich offenes Event und es ist an euch, die Agenda mitzugestalten, vorzutragen und zu lernen was euch wichtig ist.
Kurz: Wer nicht mitmacht, kann sich nachher auch nicht über die Teilnehmerstruktur beschweren! Die Idee, Sonderveranstaltungen “nur für Frauen” zu organisieren, halten wir indes nicht für konstruktiv.
So werden Zuschauer zu Teilnehmern
Motiviere sie zum Mitmachen in Form von:
- Hilfe bei Suche nach Sponsoren
- Themenvorschlägen und Sessionwünschen
- Unterstützung des Orga-Team vor Ort (Empfang, Auf- und Abbau)
- Berichten über das Camp (Blogbeiträge, Videos, Fotos, Interviews)
Mit welcher Anzahl an TeilnehmerInnen funktioniert ein BarCamp am Besten?
In Deutschland gab es bisher BarCamps mit 50 bis knapp 1.000 TeilnehmerInnen. Zu den ThemenCamps kommen eher wenige, dafür spezialisierte Leute, während die allgemeinen Camps eine breitere Masse ansprechen. Die zulässige Zahl hängt stets vom Budget und von der Location ab, und auch hier ist sich die Szene nicht ganz einig, welches der ideale Schnitt ist. Aktuell pendeln sich die Zahlen auf den Camps zwischen 150 und 400 Leuten ein.
Du solltest die eigentliche Veranstaltung nicht sofort beim Start der Community einstellen, vor allem die Teilnehmerlisten sollten erst 4 bis 6 Wochen vor dem Camp eröffnet werden. So bleibt den TeilnehmerInnen genügend Zeit, sich um Anreise und Unterkunft zu kümmern, dennoch müssen sie nicht allzu weit in die Zukunft planen.
Die No-Show-Rate
“Barcamps sind beliebter als andere Social Media Events” ergibt ein kleiner Twittpoll (Umfrage), den Renate Eck Ende 2009 durchgeführt hat. Trotz großer Beliebtheit hat wohl jedes BarCamp mit dieser Herausforderung zu kämpfen: die sogenannte No-Show-Rate. Damit sind Menschen gemeint, die sich zum Camp anmelden, dann aber nicht erscheinen und sich auch nicht abmelden. Durch dieses etwas rücksichtslose Verhalten nehmen sie den wirklich interessierten Nachrückern die Plätze und lassen die Veranstalter auf überschüssigem Essen und Ausstattung sitzen.
Maßnahmen gegen das No-Show-Problem:
- plane im Voraus eine No-Show-Rate ein und überbuche um ca. 25% am Samstag und bis zu 40% am Sonntag
- öffne die Anmeldung erst 4 bis 6 Wochen vorher
- versende mehrere Rundschreiben zur Erinnerung
- weise die Leute ruhig eindringlich darauf hin, dass es unfair ist, sich bei Fernbleiben nicht abzumelden
- beschreibe genau, wie die Abmeldung vorzunehmen ist
Oft wird auch der Ruf nach eine Pfand- oder Teilnahmegebühr (z.B. symbolische 5 Euro, die nach dem Camp für gute Zwecke gespendet werden) laut. Bedenke aber, dass dies einen enormen Verwaltungsaufwand mit sich bringt und die erhoffte Wirkung oft dennoch verfehlt.
Das gesamte Thema wird nach wie vor recht lebhaft diskutiert.
Dieser Beitrag ist Teil des Leitfadens für die Organisation eines BarCamps.
Weitere Artikel der Serie:
- Location & Verpflegung: Anforderungen, Ausstattung und Infrastruktur der Location; Planung, Gelingen und Organisation der Verpflegung
- Sponsoren: Auswahl, Akquise und Betreuung der Sponsoren; Gegenleistungen
- Kommunikation & Aufmerksamkeit: Aufmerksamkeit schaffen, Kanäle, Hashtags & Twitter
- Event-Communities mit mixxt: Community erstellen, erste Schritte, Administration und Funktionen, Aktivität, Terminkalender
